在新加坡，公司必須設立一名秘書，新加坡公司秘書是新加坡公司依法必須遵守的主要員工。這些法定要求包括提交年度申報表，以及記錄和提交董事會決議。今天福智霖就爲您介紹新加坡公司秘書非常不一樣的角色和責任。
新加坡會計企業管制局（ACRA） 規定，每家新加坡公司必須在公司成立後 6 個月內任命一名公司法定秘書。通常，有專業的秘書服務公司爲新加坡公司提供公司秘書服務。以下是公司秘書爲確保公司遵守法律的角色和責任。
誰可以成爲公司秘書？
新加坡《公司法》的第171條，規定了新加坡公司秘書的指導方針。
例如，公司秘書通常必須居住在新加坡。公司秘書還必須具備”履行公司秘書職責所需的知識和經驗”。對于上市公司，新加坡會計企業管制局將其定義爲注冊備案代理或合格個人。
公司秘書辦公室不能空置超過6個月。
新加坡公司秘書職責
新加坡公司秘書的工作範圍非常廣泛，他們的工作範圍從報告和更新公司關于 新加坡會計企業管制局（ACRA） 的信息到爲 CEO 准備年度股東大會 （AGM） 議程。以下是用于廣泛組織公司秘書典型職責的各種類別。請注意，此列表並非詳盡無遺，秘書承擔和貢獻公司還有許多其他職責：
01
更新並提交 ACRA申報
公司職員的委任、辭職或死亡
董事詳情的更新
提交年報
公司章程修正案
股權分配或股份轉讓
公司名稱的更改
02
法定登記冊的維護和保管
提交已簽署的董事會決議
會議記錄（周年股東大會 和 特別股東大會）
發行股份
年報和公司賬目的分發
03
籌備董事會會議和股東大會
分發公司的財務報告
出席和會議記錄
會議議程的編制
准備董事的決議
04
雜項事務
提交截止日期的提醒
確保公司印章的保管和正確使用
監控股東登記冊和股東變動情況
維持股東關系
新加坡公司秘書角色
由于他們的工作範圍廣泛，而且他們不得不承擔各種責任，公司秘書發現自己在公司內擔任多個職務。以下是他們承擔的各種角色的列表。請注意，這份清單並非詳盡無遺，只是強調了公司秘書在新加坡的主要角色。
01
行政角色
這是公司秘書的主要角色，也是他們爲公司做出最大貢獻。公司秘書的行政能力包括負責任何與 ACRA 相關的合規工作，並確保公司遵守其最後期限，例如按時提交年度回報。
周年股東大會 和 特別股東大會議程和會議紀要也由公司秘書編寫和維護。公司秘書還要負責公司股份管理的一些行政工作，如股票發行或轉讓，以及股東登記冊的維護。
從本質上講，公司秘書是公司所有行政和合規相關職能的骨幹。它們確保 ACRA 等監管機構規定的所有要求都完全、准時地得到滿足。這使得公司的董事能夠專注于業務運營。
02
咨詢角色
公司秘書也會向公司提供建議，因爲他們對法律和合規框架有廣泛的了解，同時還有公司的內部治理。他們經常與董事和股東溝通，爲他們提供有關公司的關鍵信息，以制定戰略或補充決策過程。
公司秘書還可以識別任何不遵守某些公司政策的情況，並幫助董事進行必要的更改。他們的建議將確保公司始終符合新加坡的法律和合規框架。
03
信托角色
也許公司秘書不那麽出名，但同樣重要的角色是他對公司的受托作用。公司秘書負有受托作用，始終本著公司的最佳利益真誠行事，並避免或披露可能出現的任何潛在利益沖突。
與公司任何其他成員一樣，公司秘書也受新加坡《公司法》以及相應公司公司章程的約束。
新加坡公司秘書的重要性
鑒于公司秘書在公司中承擔著許多角色，找到一個稱職和值得信賴的公司秘書公司絕對是一個重要過程，不容忽視。
公司秘書在法律合規方面所扮演的角色非常重要，因爲未能充分履行這些職責可能會對您和您的公司産生許多嚴重後果。許多需求和報告要求都是法律規定的，不遵守這些要求就等于觸犯了法律。在這一領域所犯的錯誤可能代價高昂，罰款、監禁和解除董事或公司秘書的任命等處罰。
因此，公司秘書對于公司的順利運營以及維護公司在法律和合規領域的誠信至關重要。