公寓或商業大廈出于保安考量，可適度收集訪客的個人資料，但應避免記錄簿被人隨意浏覽。
管委會必要時也應采取更嚴密的資料保護措施，如實施電子訪客管理系統，並確保電腦在無人看管時會自動鎖屏。
個人數據保護委員會昨天向分層地契管理委員會發布新指導原則，明確闡釋管委會在個人資料保護法令下，應如何收集、使用與披露個人資料，以及所該采取的資料保護措施。這套指導原則是在咨詢了建設局後制定的。
其中，有關訪客的個人資料，指導原則提及，管委會出于保安考量，可記錄這類資料，但應避免過度采集。
例如，公寓爲確保安全，要求訪客出示有照片的身份證件，並記錄訪客姓名與聯絡方式的做法，是合理的。
管委會可在特殊情況 記錄訪客身份證號碼
此外，倘若管委會經評估後認爲，無法很准確地識別訪客將構成重大安全風險，那在這類特殊情況下，記錄訪客身份證號碼以驗證其身份，也是屬于合理的做法。
即便如此，管委會仍須遵守他們在個人資料保護法令下的義務，制定合理的安全措施來保障訪客的個人資料，避免在未經授權的情況下遭人使用或披露。
個人數據保護委員會舉例，即使訪客基于保安理由，需要在記錄簿中填寫身份證號碼、名字和聯絡方式，記錄簿也不應隨意擱置在前台，或是攤開來任其他訪客浏覽。
“管委會應采取適當的安全措施，以提供所需的更高級別的保障，如實施電子訪客管理系統，並且在無人看管時啓動電腦的自動鎖屏機制。”
此外，指導原則也指出，個人有權向管委會索取自己的閉路電視畫面。
換句話說，公寓居民可要求觀看公寓閉路電視所拍攝到有關他個人的畫面。不過，如果畫面中同時出現其他居民，管委員就必須適當地爲他們打上馬賽克，以保護他們的個人資料。
管委會也可能會不時爲居民或大廈租戶舉辦社交活動。倘若管委會出于某個緣故需要在活動上拍照或錄像，必須事先知會居民和租戶，並取得他們的同意。
舉例說，如果公寓爲居民舉行泳池派對，並打算將派對照片刊登在其網站或告示板上，管委會就應在邀請函中清楚說明，或是在活動場地的入口處張貼通知，同時提供渠道給不願上鏡的居民表明立場。