一旦多數會館都使用同一個管理平台，會館之間更容易互相交流，如有活動可直接連接、互通。隨著行政事務簡化，就可以有更多時間和精力，集中協助會館其他方面的會務和活動。
新加坡宗鄉會館聯合總會鼓勵會館會員通過共享資源的管理系統，在同一平台上數碼轉型，以簡化行政工作，把更多精力放在其他會務。
會館的文書工作過去多由義務理事或兼職員工處理，而且以年長人士居多，方式也比較傳統，用的多是書寫和影印，近年不少會館雖開始采用辦公軟件，但和真正的數碼化還有一段距離。
宗鄉總會執行總秘書馬進強接受《聯合早報》訪問時說：“理事會換屆，員工也會換人，交接不順利或不完整的狀況時有所聞。其他如遺失、蓄意破壞、火患和電腦黑客的問題也可能發生。有效的數碼化轉型可解決這大部分的問題，還能提高工作效率，尤其在日常管理方面。”
宗鄉總會引進美國軟件公司Salesforce的客戶關系管理系統。馬進強指出，選擇值得信賴的軟件很重要，必須具有安全性和可延續性，避免出現使用一段時間後公司不再經營或資料外泄遺失的問題。采用宗鄉總會建議的系統，另一好處是總會可協助長期管理，並提供咨詢與幫助。
一旦多數會館都使用同一個管理平台，會館之間更容易互相交流，如有活動可直接連接、互通。隨著行政事務簡化，就可以有更多時間和精力，集中協助會館其他方面的會務和活動。
潮州八邑會館和南洋客屬總會，已率先響應宗鄉總會的號召。東安會館和廈門公會也進入整理會員資料的階段。另有三家會館瓊崖王氏祠、莆田會館和莆仙同鄉聯合會也剛加入。
負責爲宗鄉總會提供這套客戶關系管理系統的公司CrimsonWork Solutions，在八邑會館和客屬總會使用的過程中，吸取了寶貴經驗，不斷優化系統和服務。公司董事經理唐志雄說，會館在整理和更新會員資料方面需要較長時間，一旦資料輸入就已邁開一大步，接下來是適應新系統和學習操作。唐志雄說，他的公司已將系統翻譯成中文，方便會館使用。
費用方面，宗鄉總會爭取到慈善機構的優惠價格，而且可以跟會員分享系統的使用執照，所以個別會館只需支付一年120元的執照費。另外再支付1000元，會館就可獲得操作系統的使用培訓，宗鄉總會之後也可提供咨詢和援助。
八邑會館是在2019年開始接觸這一套系統，2020年正式投入使用。執行總秘書陳秀娟分享道：“目前已成功在系統存檔的會員約5000名。現在活動消息可通過系統群發電郵通知會員，要更新會員資料也更容易，新會員要加入也可以在網站直接申請，非常方便。此外，所有出席活動和會議的會員都有記錄，方便進行大數據分析。”
客屬總會約2300名會員的資料也已在去年中輸入系統，如今會員的專業、特長、在不同社團擔任的職位等都一目了然。總務吳文昌指出，舉辦活動時在系統的幫助下更容易找到可提供支援的會員，也可以利用大數據分析哪些人有興趣參與，這對下一次的活動預算和針對性宣傳很重要。
呼籲政府提供數碼轉型津貼
客屬總會秘書錢莉充分使用系統的多項功能，包括會員增改刪查、賀卡定時群發、遠程資料修改、會議活動安排、資料記錄保存等。她說：“很重要的是可以通過手機應用，隨時隨地查閱工作任務和各類信息以及遠程管理。”
采納客戶關系管理系統只是數碼轉型的其中一部分，馬進強也建議會館創建及更新網站。他說：“好些會館即使有網站，也停留在舊設計，沒有更新信息，無法吸引用戶浏覽。一些也沒有經營社交媒體平台如面簿。宗鄉總會可提供這方面的協助並爭取到優惠價，協助會館會員設計更實用和具時代感的網站。”
在會館數碼轉型方面，陳秀娟呼籲政府給予津貼。她說：“政府對于文化機構和慈善組織的提升和轉型，以及個人的終身學習大力支持。社團會館也是非盈利組織，希望政府同樣能夠在培訓等方面給予經濟援助。”