爲了更好地應對疫情對企業管理帶來的影響，了解人力資源管理視角下疫情對企業運營與增長的影響程度，剖析當下企業所面臨的挑戰與機遇，探尋可行的解決策略，HRoot旗下《人力資本管理》雜志邀請了數十位人力資源高管從人力資源管理的角度，談談HR的當務之急以及如何幫助企業轉危爲機。
HRoot專訪安永大中華區人力資源總監黃愛麗
撰文 | 彭海燕
爲支持湖北等地的疫情防控工作，安永依托其在全球的服務網絡，緊急啓動重點抗疫醫療物資的采購工作與運送安排，此項舉措得到了世界各地員工的積極支持與配合。
在醫療物資極度緊張的情況下，安永通過全球服務網絡從美國、加拿大、比利時、捷克等多國采購醫療物資，至今已籌措逾206,000件，包括醫用口罩（N95/FFP2/FFP3）、護目鏡、防護服、醫用手套等，支持中國一線的疫情防控工作。
在安永積極參與疫情防控的過程中，HR團隊采取了哪些切實有效的措施幫助企業和員工從容應對危機？我們就此采訪了安永大中華區人力資源總監黃愛麗女士（Alice Wong），聊一聊安永HR團隊的戰“疫”故事。
敏捷響應，迅速行動
本次疫情來勢迅猛、波及面廣，與每一個人都息息相關。Alice坦言，2020的農曆新年過得很不一樣，相信所有HR從業人員都能感同身受。
疫情發生後，安永迅速成立了由組織主要負責人、各業務/職能主管負責人參與的組織疫情管控應急工作小組。
在Alice看來，扁平的架構讓HR可以迅速審視、更新組織差旅、風險防控等方面的措施，通過有效的內部溝通模式，開展多輪員工健康及出行信息的采集工作，確保各地辦公室全面動態地掌握員工的實際情況，如出現問題，將立即啓動危機應急預案處理流程。
“同時，我們采取郵件、微信公衆號、公告欄、滾動電子屏等多種溝通方式，建立了一套因時間緊迫須在最短時間內作出快速反應的應對決策機制，緩解了春節假期人手不足、信息不暢的壓力，有效地整合和配置內部和外部資源，有序地進行員工安全防範知識的宣傳和引導工作，確保國家和各地政府最新的疫情防控政策溝通落實到位。”
Alice向我們介紹，從各地陸續複工後，安永鼓勵員工在疫情期間采取靈活工作方式，本著“確爲需要”原則來安排在辦公室和客戶現場工作的時間和人員；利用線上會議及移動信息技術，采取連線視頻或語音會議等形式與客戶保持溝通、推進工作；取消、暫緩組織國際商旅，減少不必要的出行。對于確實必要的差旅，員工需事先提交詳細出差計劃，安永實時追蹤記錄員工所處城市，爲員工提供必要的個人防護用具和防護指引。
對于需要在辦公室工作的員工，安永嚴格執行辦公場所安全標准，包括加強對辦公環境的管理，做好辦公室清潔、通風及消毒工作以確保符合衛生要求；准備一次性醫用口罩、酒精棉、消毒液、免洗洗手液、紅外線測溫設備等必要的防護物資供員工使用；要求所有人員進出辦公場所須佩戴口罩，體溫測量合格者方可進入，並通過倡導員工錯峰上下班、自帶餐食等方式降低風險，還爲員工准備健康暖心包來幫助大家更加從容地應對各種環境。
安永通過員工關愛計劃（Employee Assistance Program），爲員工及家人提供防疫心理輔導與支持，鼓勵員工保持平和、理性、樂觀的心態，積極應對疫情給生活和工作帶來的變化。
及時溝通，有效對接
當信息通過各種渠道蜂擁而至，如何理清思路？在做出快速和正確的決策後，如何敦促決策精准落實到位？如何對員工開展及時有效的溝通呢？
在安永，不同部門的需求存在很大差異，Alice認爲面對危機，HR最重要的作用就是及時溝通，有效對接。
首先，HR與業務部門溝通，了解他們的需求，然後制定相應的措施幫助業務部門。
受疫情的影響，HR暫停了原定的雇主品牌宣傳活動，及時了解分析疫情下業務部門的人員需求，幫助其重新調整招聘計劃；一些受疫情影響而停滯的項目，HR幫助業務部門對人員進行重新配置。
“這次疫情也是一個契機，加強了HR與業務部門的緊密溝通，協助業務部門進行人力診斷。面對危機，HR還需要做好招聘與資源配置管理，與業務部門溝通，討論因疫情影響對發展戰略的可能調整因素，做好人員需求及供給分析和預測。” Alice補充道。
“另外，HR一直密切關注近期針對疫情出台的減稅降社保費、金融服務、租金減免、穩崗就業培訓補助等政策，尤其很多地方相關部門還沒出台執行細則，HR主動聯系並直接給予建議，這有助于加速申請和批複進程，加快企業複工複産步伐。”
其次，HR與員工及時溝通，幫助業務部門提升員工遠程辦公的效率。
據Alice介紹，除了湖北地區以外，安永各地辦公室基本上都已複工，鑒于不同的工作需求，有員工是在遠程辦公，場外交付，也有員工已經回辦公室或在客戶現場辦公。如何對遠程辦公的同事進行管理？如何提升員工的工作效率？這些都是擺在企業面前的難題。
在Alice看來，溝通其實就是管理員工，“疫情期間，由于大家在家辦公，業務部門不了解如何關心和管理在家辦公的同事。HR就向業務部門提供遠程辦公員工管理的可行性建議，通過此次疫情，協助中層管理人員學習並嘗試如何進行部門‘遠程管理’。另外，線上的靈活辦公模式也促使我們反思關于組織真正的人員用工的需求規模以及用工方式。此次疫情也是對靈活辦公的一次驗收，透過大規模的遠程辦公，我們在體驗到科技帶來便利的同時，也看到其對中層管理者應對遠程管理的不適應及挑戰。這也爲HR提供了新的契機，重新思考未來用人配置及用工方式，如何能通過科技及有效管理來調度資源，提升生産力。”
再次，面對突發和異常的狀況，HR快速反應、及時溝通並予以解決。
Alice舉了一個例子，2月初，有位員工在重慶做項目，雖然他已經在重慶當地工作了一段時間，但因其身份證歸屬地是武漢而被進行隔離。面對這種情況，HR在第一時間聯系到該員工，找到其被隔離地方，並在該員工被隔離的20天內與其保持聯系和提供幫助，同時也通過內部溝通宣傳平台提醒安永員工注意與身份證所屬地相關隔離政策的要求，減少因此帶來的出行不便，配合政府防控要求。目前中國的疫情趨于穩定，未來部分外籍員工返回中國之後，HR也將會一對一幫助他們做好防疫，確保他們安全回到工作崗位。
隨著全球疫情蔓延，Alice的工作中也多了一項重要任務，必須與安永全球各地分支機構做好溝通，幫助國外的同事共同抗疫。“最近，我收到來自新加坡、菲律賓、馬來西亞、美國等不同國家的HR同事的郵件，他們想了解中國區的防疫防控管理經驗。鑒于目前中國抗疫取得了階段性的成果，我們也不遺余力地分享在防疫方面的實操經驗，幫助國外的同事更好地應對疫情帶來的沖擊。”
面對危機，修煉HR “戰鬥力”
疫情打斷了我們原有的工作和生活的節奏，也改變了我們既有的思維方式和習慣，這給HR帶來了新課題、新反思。HR如何助力企業應對危機時期帶來的挑戰？Alice給同行小夥伴提出了幾點建議：
第一，修煉判斷應變能力。
據Alice介紹，這次的危機涉及到大中華區29個辦公室，因爲各地政策發布的時間及規定各不相同，業務部門急需明確複工安排來進行人員的配置。
例如，由于複工時間調整，工資支付和休假的問題， HR需要多方了解、全面解讀相關的法律法規，便于後期與管理層和業務部門溝通，以及向員工傳達准確信息，避免內部産生不必要的信息誤讀，提供法律依據和專業觀點。因此，HR在專業方面需要培養敏銳的判斷應變能力。
第二，修煉溝通能力。
HR需要和管理層及時溝通評估疫情的影響，明確工作任務和方向。如何將決策落實到位，在與業務/職能部分的協同分工，與員工的及時溝通，促進組織資源的合理使用和調配等過程中，HR都承擔著至關重要的橋梁作用。
Alice以2月10日是否正式複工爲例，在按照國家統一規定複工的基礎上，參照各地不同情況，HR與組織管理層進行討論，以保障員工的安全與健康爲第一要務，各地辦公室從各自實際情況安排複工，鼓勵靈活辦公方式。
第三，修煉未來競爭能力。
Alice一直鼓勵團隊成員要保持好奇心，主動學習，在工作中大膽嘗試，不斷地提升個人在職場未來的競爭力。在疫情期間，爲了讓員工及時了解最新的抗疫信息，Alice帶領團隊以H5的方式設計了EY抗疫一點通，透過社交媒體快速地通知到每一位員工。這一個舉措受到員工的歡迎，好評如潮，這讓Alice爲團隊感到自豪。
第四，修煉公共協調能力。
Alice深有感觸的是，面對危機， HR如何在變化中尋找到開展工作的至高點，對內協調各業務部門，和職能部門通力合作，給員工關懷和安全保障，幫員工排憂解難，調動員工的工作積極性，提升組織在員工心目中的雇主品牌形象；對外精准對接當地政府部門、行業監管部門，決策出適合自己企業的工作安排和指導。這對HR的公共協調能力提出更高要求。
新冠疫情全球爆發後，下一階段全球經濟大環境的走向仍不明朗，這也意味著未來全球經濟可能出現下滑。如何應對，在Alice看來，HR需要更多的思考和准備，在人力決策的過程中，既要考慮短期對工作方式和內容的影響，也要考慮長期對組織業務和組織發展的影響，以幫助企業應對危機帶來的挑戰。她認爲企業在未來招聘時會更加謹慎保守，危機也將加快企業自動化和數字化轉型、員工靈活工作方式、零工經濟的發展和進程。因此，HR自身要有自我叠代能力，才能順勢而爲，抓住契機，借助新技術和技能，支撐起組織革新，促進組織機制升級與持續叠代。
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