擁有公司秘書已成爲所有在新加坡成立的公司的法律要求。此外，不可否認，公司秘書在經營業務中起著至關重要的作用。因此，如果您打算在新加坡開設自己的公司，則必須計劃任命一名業務秘書。
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新加坡公司秘書的角色和責任
一般來說，公司秘書有兩個主要角色：
行政
公司秘書需要擅長管理，以減輕公司董事的業務管理負擔。他們確保在特定期限內履行所有相關義務，以確保企業不違反任何可能導致嚴厲處罰的法律。此外，在會議方面，秘書們提前做好一切准備，包括通知、議程和會議記錄，確保所有會議順利進行。這使董事有更多時間專注于真正重要的事情，例如做出決策。
咨詢
公司秘書可以在通知和深入了解政府機構的最新消息或計劃的整個過程中向董事提供建議。此外，他們的建議還可以幫助董事在發現任何違規行爲時做出必要的改變。
一般來說，公司秘書需要履行以下職責：
- 向 ACRA 提交和更新以下內容：
- 提交年度賬目和任何其他要求
- 公司或董事的任何詳情及身份
- 變動修改公司章程
- 股份轉讓
- 維護和更新文件，例如：
- 公司的法定登記冊
- 會議紀要
- 年度報告和公司賬目
- 組織董事會會議和年度股東大會：
- 准備通知和議程
- 做會議記錄
- 分發報告
- 其他額外職責：
- 維持與股東或其他監管機構的關系
- 確保妥善保管和正確使用公司印章
- 確保所有相關的商業信函都帶有公司名稱和身份證號 ( UEN )
- 提供建議以實施良好治理的良好做法
- 合同中可能規定的其他
公司秘書有什麽權力？
新加坡公司的公司秘書擁有重大權力和權威。他們負責確保公司遵守所有法定要求，並在公司治理中發揮關鍵作用。
作爲負責合規的官員，公司秘書必須及時了解新加坡公司法的所有變化，並確保公司遵守這些新要求。他們還負責維護公司的登記冊和記錄，並確保按時提交年度申報表。
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在公司治理方面，公司秘書往往被視爲董事會的“良心”。他們負責確保董事會會議正常進行，並且他們可能還需要就公司治理事宜提供建議。
公司秘書在任何新加坡公司中都是至關重要的角色，他們擁有重要的權力和權威。如果您正在考慮在新加坡設立公司，請務必任命一位稱職且經驗豐富的公司秘書，以確保您的公司符合所有法定要求並享有良好的公司治理。
委任公司秘書的重要性
設立公司的法律要求
根據 ACRA，作爲新加坡的合規要求，每家本地公司都必須爲其業務任命至少一名秘書。《公司法》第 171 (4) 條還規定，秘書職位的空缺在任何時候都不得超過 6 個月。換句話說，如果你想在新加坡做生意，公司秘書在法律上是必須的。
法定合規履行
此外，公司秘書可確保您的業務始終符合新加坡當局（如 ACRA 和 IRAS）的年度要求。擁有一位優秀的公司秘書非常重要，尤其是對于大型商業實體，即上市公司而言。
由于這些組織的經營範圍大，法定合規通常非常複雜。例如，在爲更多股東召開年度股東大會或提交包含更多交易的報告時，需要精確地完成更多文書工作。因此，任命一名或多名秘書對于大型組織在運營過程中不犯不必要的錯誤至關重要，這可能導致嚴重的處罰。
與政府保持聯系
由于公司秘書以公平的頻率與政府機構打交道，因此他們充當了企業與新加坡政府之間的聯系紐帶。出于同樣的原因，公司秘書應讓您的公司了解最新的政府法規以及最新的福利計劃。此外，公司秘書也很重要，因爲他們還扮演著董事和股東之間溝通渠道的角色。
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新加坡公司秘書的要求
關于公司秘書的規定主要由《新加坡公司法》第171條規定。總體而言，公司必須任命至少一名符合以下標准的秘書：
- 是一個自然人
- 在新加坡有主要居住地
- 沒有被處長根據第 155B 條取消資格
- 如果公司只有一名董事，則不是唯一董事
對于上市公司，該法案規定，董事有責任采取一切必要措施，確保每位任命的秘書符合有關經驗、學術要求和專業協會成員資格的標准。因此，在這種情況下，您可以選擇一名律師、會計師甚至是新加坡特許秘書和行政人員協會（SAICSA）的成員擔任該職位。
對于私人公司，任何居住在新加坡的個人都有資格擔任秘書。但是，第 171 (1AB) 條規定，如果有理由認爲該公司不符合該法案的任何規定，則注冊服務商可能會要求該私營公司挑選一名符合經驗、學術要求和會員資格標准的人可能規定的專業協會（與上市公司相同）。
根據第 171 (1A) 條，公司秘書被要求“具備履行公司秘書職能所需的知識和經驗”。如果您不知道您的企業或您能接觸到的任何符合條件的人能夠承擔責任，建議您從新加坡的合法第三方提供商處尋求公司秘書服務。
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新加坡公司秘書是在城市國家開展業務的法律要求。一般來說，公司秘書可以是居住在新加坡的任何自然人，但必須具備足夠的知識和經驗才能擔任秘書。
秘書的職責可能有所不同，但主要是向新加坡當局提交文件以保持合規、維護和更新必要的文件以及組織會議。
如果您還想了解更多關于新加坡公司秘書的內容，歡迎一起溝通和交流。