【新加坡公司注冊小知識】新加坡公司的法定秘書到底幹什麽活兒呢？

聖誕節即將來臨，想必大家都很開心吧，因爲這兩周周末都是新加坡的三天長周末喔！~~還在努力工作的你，有沒有打算給自己來個夢幻的假期呢？

言歸正傳，目前新加坡越來越多的企業家朋友選擇在新加坡成立公司，對于新加坡公司結構的了解可千萬不能馬虎喔~~今天，智霖姐將和大家分享新加坡公司法定秘書的介紹！！

在新加坡注冊公司的時候需要有一位法定秘書,法定秘書可不是一般的辦公室小秘書哦！福智霖小編在這裏和大家分享一下法定秘書的職責，我們一起來看看法定秘書的工作究竟有哪些呢？

所有注冊在新加坡的公司，在注冊的時候，都需要有至少一位常住新加坡的居民作爲公司的法定秘書。公司董事會有責任指定一位公司的秘書並決定這位秘書的薪金配套。公司董事需要確保有資質的人被選中做爲公司的法定秘書。

做公司秘書有多難，不是人人都可以嗎？還需要是有資質才可以當秘書？這是什麽情況呀，請往下看。

找一位有資質的新加坡常住居民做爲公司的法定秘書是爲了確保這個人懂得必要的相關知識以及有相關的作爲公司法定秘書的工作經驗。

公司法定秘書這個位置只有在這個秘書去世，離職或者被董事決定辭退的情況下可以空缺，但是很重要的是在法律規定下這個秘書職位在6個月內必須被填補。在沒有秘書或者秘書無法履行職責的情況下，助理秘書可以先頂替秘書來執行其工作職責，直到新的秘書上任。

像公司裏其他董事一樣，公司的法定秘書是公司裏面的officer，在公司法下，秘書需要做到以下幾點：

1. 以公司利益最大化爲宗旨

2. 避免利益上的沖突

3. 在工作中要有責任心並勤勤懇懇

4. 不可以通過私人的交易爲公司獲取非法利益/ 不可以和公司一起通過私人的交易獲取非法利益

在小一些的公司裏，公司法定秘書一般就是做些行政類的工作如一些做公司文件的記錄以及相關登記，還有財務申報等。在大的公司裏面，法定秘書一般會承擔更多的工作職責，例如確保公司的行政執行部分符合新加坡的法律法規的要求。

公司的本地董事也可以作爲公司的秘書，這沒什麽問題，然後，如果公司只有一位董事的話，那麽根據新加坡公司法，這唯一的董事就不可以同時擔任公司的法定。

新加坡公司法定秘書在公司裏面是很重要的不可小視的人物哦，因爲秘書需要做這些事情：

保存公司法定登記冊及相關紀錄
安排股東和董事的會議
提交注冊一切法律法規下的必需的文件
在准備會議方面提供行政上的支持
對董事會提供全面的法律以及行政上的支持
協助執行公司的企業戰略，確保董事會的決定被很好的執行和傳遞
確保公司的會議符合法律上的義務
及時掌握新加坡法律法規方面的規定
充分的與股東進行溝通

請注意，請注意..

雖然公司董事承擔遵守法律法規的最終責任，但同時公司的法定秘書在特定的一些情況下也對公司觸犯法律承擔責任。這是因爲新加坡公司法認可董事根據秘書提供的合規性建議指導而做出的決定。秘書被定義爲公司的“officer”公務人員，意味著秘書被相關的義務和職責做約束。因此，新加坡的公司法定秘書必須將公司行政事宜及時的報告給董事。

新加坡公司的法定秘書在公司扮演的角色可以被總結爲以下三點：

1. 作爲公司董事會的顧問，法定秘書需要按照正常的程序引導新的董事進入公司；提供必須的行政上的實際支持給董事；將信息及時傳遞給每一位董事以方便董事會的召開

2. 公司法定秘書需要確認公司的運作符合相關的法律法規，以公司商業利益爲核心，確保公司董事會的決定被合理的執行；公司秘書也需要在商業道德以及公司運作方面提供指導。

3. 由于法定秘書和董事會的密切聯系關系，在關系到公司事務的問題上，股東最方便和秘書溝通. 所以秘書需要經常和公司股東們進行交流，確保股東的利益在公司運作方面有被很好的考量進去。舉例說明，秘書確保公司的財務報告及時的發給公司股東，方便股東在開公司年度大會之前做好良好的准備。

新加坡公司法定秘書的主要工作職責如下：

1. 監管達標

根據新加坡公司法，公司需要對公司的文件信息進行存檔並在必要時候公開信息，秘書有責任將公司的賬務按時成交給新加坡會計和企業管理局ACRA並且將相關的必須的注冊文件存檔。

2. 負責董事會相關事宜

3.負責公司大會相關事宜

4. 負責公司章程方面的事宜

5. 保存公司的注冊信息和申報記錄如會員；公司的收費；公司董事，經理，秘書和審計員；公司董事在股份和債券中的利益；債券的持有人；會議記錄

6. 申報法定文件如向ACRA遞交股份變更文件，公司章程的修改文件，對公司董事和秘書的任命或離職文件；董事會決議文件等