市鎮理事會部門主管批准付款時,不在發票上簽字反而在憑證記錄上簽名,引發市鎮會訴訟案訴辯雙方爭辯。辯方堅持只要能反映簽字人了解支付內容即可,但訴方證人認爲出賬應按規章制度行事。
市鎮會訴訟案昨天進入第五天,辯方傳召訴方第二名證人、普華永道新加坡(PwC)會計事務所合夥人吳天鵬。白沙—榜鵝市鎮會2015年大選後從工人黨市鎮會接手榜鵝東區賬目,PwC在審計此賬目時,指工人黨市鎮會2015年11月發出56張未經妥善授權的發票,累計款項超過67萬4000元。
爲工人黨市鎮會理事辯護的高級律師CR拉惹盤問吳天鵬時,逐項審查這些發票。盡管這些發票大多都按市鎮會財務條例要求,由部門主管簽字審批付款,但審計師指出,這些主管所簽的是憑證記錄(voucher journal report)而不是發票(invoice),無法證明出賬數額正確。
吳天鵬解釋,出賬程序中的付款指示、付款憑證、發票各有不同用途;憑證記錄主要用于記賬。
訴方證人:簽這份不簽那份 審計師無從得知其出發點
CR拉惹問吳天鵬,如果堅持簽字人必須簽署發票,是爲了證明他接受發票上的數額,也接受各項交易付款妥當,那簽字人在知道發票內容的情況下簽署憑證記錄爲什麽不能算數。不過吳天鵬回應,這無法證明簽字人對發票內容知情。“一個人簽這份文件而不簽那份文件,審計師無從得知他的出發點是什麽。”
訴辯雙方當時是針對市鎮會財務條例第56(4)節提出不同诠釋。根據該節條文,市鎮會部門主管有責任確信付款符合財務條例,服務供應商收費時應公平合理,或依照合同或經批准的收費表收費。
部門主管一般指市鎮會的財務經理、産業經理等相同級別的人員。
然而,市鎮會財務條例並未明指部門主管必須在發票上簽字。CR拉惹利用這點,要求吳天鵬說明審計師堅持簽字人在發票上簽字的合理依據。
吳天鵬說,這是阿裕尼—後港市鎮會的“標准作業程序”。他在CR拉惹進一步澄清時也透露,審計師審計賬目時發現市鎮會沒有白紙黑字的“標准作業程序”,因此只能從市鎮會職員口中得知平日的作業方式,並以此爲依據。
“我們調閱的200張發票中,144張遵循了正確的授權程序,余下這56張出現問題。一些職員告訴我們,市鎮會的職員可以簽字審批發票,一些則說要部門主管才可以。會出現這樣的問題,正是因爲沒有明文規定的作業程序,讓我們判定市鎮會采取的正確程序是什麽。”