第33屆亞細安峰會及系列會議落幕，《聯合早報》訪問了參與籌劃這次重大峰會的外交部官員，包括負責貴賓飲食起居和出行安排的禮賓小組委員會、確保各代表團參與整場峰會時有正面良好體驗的會議小組委員會等代表。
20國的國家元首和政府領導人齊聚新加坡，從如何接待、晚宴吃什麽，到如何確保這些貴賓都對新加坡留下最美好的印象，我國外交部官員在長達一年的籌備期裏下足功夫、钜細靡遺之余還得發揮巧思。
第33屆亞細安峰會及系列會議在星期四落幕後，《聯合早報》訪問了參與籌劃這次重大峰會的外交部官員。
我國堅守不厚此薄彼原則
國際舞台展現良好形象
外交部禮賓司助理司長維什努（Vishnuvarthan，32歲）帶領的禮賓小組委員會，負責這些貴賓從踏上我國領土那一刻起的飲食起居和出行安排等。
他直言：“我們堅守的首要原則是不厚此薄彼、不鋪張奢華，才能在國際舞台上展現新加坡正面良好的形象。”
不厚此薄彼意味著所有貴賓都能使用機場的貴賓大廈，而車隊、禮賓車和護送車隊的交警等安排都相似。不鋪張奢華則意味著在機場等場合迎賓時，不安排過度熱鬧的迎賓活動等，只需安排我國政要莊嚴地接待貴賓。
維什努的團隊還得負責培訓80名聯絡官，之後派遣他們專門負責接待特定國家的代表團。“這些聯絡官必須清楚每天的會議行程和保安事宜等。也得熟悉接待貴賓的細節，例如，貴賓在上車前就得知道過後下車時，准備迎接的我國政要會在車子左側或右側等候，進而建議貴賓坐在車內的左或右側等。”
參與籌劃周三晚宴的外交官娜迪拉（Nadira，26歲）則透露，晚宴的菜單、表演和裝飾等都經過無數次討論才拍板定案。
晚宴菜肴包括用扇貝、熏三文魚、柚子、芒果和蔬菜組成的前菜“魚生”；以南瓜濃湯加上米線和蝦餃做成類似“叻沙”的湯食；安格斯牛肋排和波士頓龍蝦組成的主菜，以及靈感取自咖椰吐司的甜點，配上咖啡口味的雪糕作爲飯後甜品。
表演則有新加坡交響兒童合唱團演唱英語愛國歌曲《家》，以及隸屬新加坡武裝部隊的“So Drama！娛樂”和人民協會團體帶來的歌舞演出。
娜迪拉說：“我們希望展現本地獨有的多元種族文化，也讓本地藝術人才有表現的機會。食物方面，我們經過多輪試吃後，確定獨創的料理都有一定水平後，才爲晚宴超過400名賓客獻上這頓美食飨宴。”
28歲的沙提希沃蘭（Sakthishwarran）加入的會議小組委員會，得確保各代表團參與峰會時有正面良好的體驗。
例如，代表團若臨時想舉行雙邊會晤，會議小組委員會須盡快找空置的會議室，也得根據代表團需求，提供同聲傳譯服務等。“我們掌握所有大小會議的資料，知道各代表團的所在位置以及他們能在哪裏開會、什麽時候會休息或休會等，才能協調這類臨時會議。”
這個委員會也在安全檢查程序方面，與新加坡警察部隊合作，通過采用臉部識別系統和無線射頻識別身份牌等，展現智慧國使用的科技。
張穎軒（30歲）所屬的媒體小組委員會則負責盡快對外發布峰會現場照片和視頻，以及主席聲明等文告。委員會除了傳統發布文宣的管道，也會在即時通訊平台特設專屬聊天群組，更快地發信息給各大媒體。“每個細節都很重要。我們官方的攝影師和媒體同仁一樣都很努力，一場會議可能拍下數百張照片，也可能要等很久，而對外發布的必須是那一張最完美、表情最佳的照片。”