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律師居家辦公的痛點與應變

2021 年 3 月 12 日 幸福娱乐小驿站

說法識法

胡潔梅 [email protected]

冠病疫情影響各行各業,其中包括政府機構,我國三大法院在病毒阻斷措施期間也暫停審理“非必要”案件,直到6月8日起恢複。過去幾周,

法院也使用遠程視訊如Zoom來進行大部分的聆訊。

配合防疫措施,各律師事務所也推行遠程辦公,借助科技繼續提供服務。

疫情催化工作形式的改變,間接加速司法領域的轉型。

法律界在疫情當前面對什麽影響,

又如何看待工作新常態?

在剛結束的病毒阻斷措施期,我國三大法院只審理“必要和緊急”案件,各律師事務所也開始實行居家辦公,借助視訊等科技繼續爲客戶提供服務。

福爾敦律師事務所(Fullerton Law Chambers)董事林丹甯律師在受訪時說,一名在香港的客戶須在公證人(Notary Public)的辦事處簽署宣誓書,當時香港的律師事務所與公證人辦事處已經實行居家辦公,無法見面簽署文件。律師事務所于是向新加坡法庭申請,要求更多時間才能提呈宣誓書,並獲得批准。

阻斷措施實施後,該律師事務所也改而通過視訊科技如Zoom見證宣誓書的簽署。客戶通過電郵獲得宣誓書,打印後以視訊會議方式,在律師與宣誓官的見證下簽文件。客戶再把文件掃描並電郵給相關方,同時寄出紙本。宣誓官在紙本簽名後,律師事務所就能掃描文件並通過線上方式提呈宣誓書。林丹甯指出,盡管這樣的來回過程更慢,但還是行得通,重點是必須提前規劃安排,以達到法庭的期限要求。事務所也采以電子簽名方式來處理特定情況。

不過,有證人參與的審訊,准備工作就比較難以采用遠程方式進行。我國法院在4月時便展延非必要案件的審理,直到6月8日起才恢複審理大多數案件,也不會在6月例行休息,以處理阻斷措施期間累積的一些事務。但爲減少同一時間在法院逗留的人數,聆訊將錯開舉行。

這因而或影響律師事務所接下來的工作進度。同在福爾敦律師事務所服務的吳詩蕾律師指出,在調節客戶的要求方面,律師多少會遇到一些挑戰,尤其當客戶期待能迅速處理糾紛的時候。律師將盡可能爲客戶減少負面影響,通過科技的便利減少工作延誤。阻斷措施期間,律師已能通過視像連接系統進行審前會議,各方事前都會收到相關文件。

使用科技也面對局限

不過,科技也有一些局限。她說:“適不適合使用科技來處理案件得看個別情況。例如,處理商業案,須確認證人證詞,要求他們參閱眼前的文件時,透過視像連接系統未必有效。得動用許多文件的複雜案件通過視像審訊也較有挑戰……科技也少了人與人面對面交流的那份聯系,因此律師就更有必要提高透明度,主動地與客戶溝通,了解他們的需要。”

呂紀鵬律師事務館(Characterist LLC)管理合夥人呂靜君律師也指出,許多案件在阻斷措施期間被展延,有些客戶甚至因訴訟案的另一方拖延遵守庭令,利益受到影響。身爲代表律師,他們得檢討策略來保障客戶的利益。

該律師館向來積極采用科技輔助工作,在新常態的工作模式下,她也發掘科技可發揮的新可能。呂靜君舉例說:“仲裁案的審理方式與傳統審訊的盤問不同,會有多個不同時區的證人,在時間的協調方面會遇到更大挑戰。接下來,我預計更多引證能以線上進行,尤其是專家的意見,不必安排專家飛到某個地點。從海外專家中委任仲裁員的人選就能擴大,他們能線上出席仲裁審訊,不必親臨本地,從而也解決難以協調各方時間的問題,尤其在處理國際仲裁案時。”

她也認爲,以線上方式進行審訊可迫使各方熟悉電子版文件,不依賴紙本,這能減少准備紙本文件的時間與花費。

立傑律師事務所(Rajah & Tann)副管理合夥人周明娴反映,疫情加速東南亞許多市場的數碼轉型,也改變法律服務的形式,促使工作思維的轉變。這也給該事務所帶來契機,在所營業的新加坡和區域推動創新並提升遠程辦公的能力,包括行政支援方面的工作。

她本身也運用公司的科技設備線上進行審訊。“只要法庭能安排,律師能以電子提呈法庭文件,利用科技出席審訊、做陳情……事務所律師也曾在阻斷措施期間線上進行仲裁案審訊,反饋良好,過程順利且有效。

從電子簽名,到電子提呈文件和電子賬單等,公司投入的科技資源讓我們能減少這期間工作的幹擾。”不過,她認同與客戶建立關系至關重要,許多人仍重視面對面的交流。而一些程序如調解工作還是得面對面處理,才比較有效。

Dentons瑞德律師事務所全球副主席兼亞細安首席執行官菲立·惹耶勒南(Philip Jeyaretnam)高級律師也指出,這場流行病迫使大家重新審視工作方式。盡管該律師事務所早已開展靈活工作安排,現今的情勢將加速這個進程,預計在未來,人們待在辦公室的時間會減少。當然,並不是所有工作都能遠程進行,例如遞送法律文件等,公司會確保執行這類人工的職員做好防範措施。

律所推出線上培訓讓律師提升技能

疫情沖擊各行業,律師事務所正密切留意情況的發展,且保持謹慎預算,也利用這段時期提升技能來應付危機。

周明娴指出,盡管一些業務有所放緩,其他包括訴訟、重組與破産相關的工作需求則有增加趨勢。公司重視人力資源,旗下的培訓學院在這期間也推出線上培訓,讓律師善用時間來提升技能。保持謹慎預算是公司的一貫作風,她相信他們有能力克服疫情或帶來的沖擊。

菲立·惹耶勒南高級律師指出,面對疫情,公司已停止預支花紅,合夥人的收入有些減少,公司已向職員溝通有關的調整。公司也展延非必要的工作,同時利用機會進行相關培訓。

呂紀鵬律師事務館則趁這期間舉行網絡研討會,與客戶與職員等保持聯系。但管理合夥人呂靜君律師也反映,業務有所放緩,接下來若有必要得考慮下調薪金或減少工作日。

阻斷措施期結束後,職員仍會居家辦公至少一個月,在有必要時才回公司。每個部門分成兩組,兩組不能在同一天回公司,上班與午餐時間也會錯開,以落實安全距離措施。

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