國家圖書館管理局對國家檔案館翻新項目的合約更動以及整體項目的管理上，皆出現疏漏，導致該項目超支172萬元。
審計署抽查75個有關國家檔案館翻新項目的合約更動，發現42項出現疏失。
審計長報告指出，圖管局對合約更動的管理缺乏審核。不少合約更動涉及的開支缺乏大略估計，仍獲原則上批准（In-Principle Approval）。
報告也指出，國家檔案館翻新項目的整體財務支出缺乏監督。該項目最終超支172萬元，占了整個項目2053萬元批准開支的約8.4％。
審計署強調，被授權采購和批准合約的公共服務官員應該認真對待職責，對任何請求嚴格審核、提問，以及進行盡職調查。
圖管局昨天針對審計長報告對媒體發布回應時說，它認真看待審計署的審查。
圖管局說，審計署指出的國家檔案館翻新項目合約更動的管理疏漏，涉及該局對原則上批准程序的使用。
該局前年推出原則上批准的程序，是爲確保緊急項目可盡快進行。圖管局指出，它在國家檔案館翻新項目完工後，以及審計署審查開始前，已加強了合約更動處理程序。該局下來除了繼續遵守有關程序，也會從明年起實施通過網絡系統跟進項目的合約更動，及確保成本效益。
審計長報告也發現，在公開招標和要求報價後，僅有一個投標人時，圖管局有數次沒有充分評估投標價是否合理。圖管局回應說，它已立即采取一系列步驟，加強采購評估程序，確保公平競爭。
圖管局也強調，它已推行機器人自動化程序，減少重複性任務所可能出現的人爲疏忽，下來也會加強采用數據分析工具，提高采購程序監管。