爲了幫助本地會館把會務轉向網上作業，順利達成居家辦公，宗鄉總會開辦四個有關使用雲端軟件處理會務的網上課程，來自25家屬下會館的60多名代表將參與。
借助網絡科技的便利，新加坡宗鄉會館聯合總會召集25家屬下會館的60多名代表，在本月16日開始展開四個有關使用雲端軟件處理會務的課程，協助他們居家辦公。
會館需要與時俱進，尤其在冠病疫情蔓延時，如何幫助本地會館把會務轉向網上作業，順利達成居家辦公，是一項不小的考驗。
宗鄉總會目前正在試用兩款雲端軟件來處理會務，包括可以組織網上會議和直播課程的Microsoft Teams，以及用于管理會員資料和會館數據庫的Salesforce。其中，Salesforce原是企業管理客戶關系的CRM（Customer Relationship Management）軟件，但宗鄉總會與研發團隊開展合作，爲會館訂制了匹配的功能。
微軟技術人員線上講解 網上會議便利多
宗鄉總會執行總秘書馬進強透露，總會這幾個月來已開始試用這兩款軟件協助秘書處處理會務，因此當疫情來襲，政府宣布所有非必要服務須居家辦公時，宗鄉總會早已做好網上作業的准備。
會務的數碼化可以讓許多會館受惠，各會館的代表因此熱衷參加網課，課程由Microsoft Teams的技術人員在線上講解，並且將軟件功能簡單易懂地做出展示。
南洋客屬總會總務吳文昌是代表之一。他透露，客屬總會有不少年輕董事踴躍報名參加課程，會館對網絡通訊平台的應用目前在初試階段，主要考慮點是操作上的難易度和安全性。
自農曆新年後，疫情初見苗頭開始，南洋客屬總會就意識到學習網上會議的重要性。吳文昌說，雖然這個平台無法用來召開會員大會，但是董事會議、小組會議都能舉行，帶來不少便利。
除了通訊，整理會員資料也是一項大工程，尤其是一些擁有上千名會員的大會館。馬進強指出，各會館的人員流動十分頻繁，理事的人事變動，會館聯絡人的更替，以及會員的基本資料、會費等等，這些資料過去都是用表格記錄。采用高效的CRM技術來整理會館檔案，不僅能緩解秘書處居家工作的難度，也能更詳盡地記錄會員信息，例如年齡、生日等等，拉近會館與會員的距離。
潮州八邑會館執行總秘書陳秀娟說，會館也向宗鄉總會看齊，從去年年底開始試用軟件。“學起來不難上手，由于是雲端系統，我們在電腦、手機上都能夠獲取會館的資料。我們也在每個月的25日讓系統自動報告會員的生日，以便爲他們寄上生日賀卡。但這只是起步，還有許多功能有待我們去探索。”
各個會館的秘書處向來有不同的作業方式，會務是否能流暢運作，往往需要經驗豐富的人員在秘書處效力。他們是會館聯絡網絡的中樞，同時掌管會館多年積累下來的史料和檔案，一旦秘書處經曆人員更替，又找不到適合的人選接任職務，會館的運作將停頓不前。
馬進強認爲，一旦將軟件推廣下去，秘書處將可以擁有一套規範作業，即便秘書換人，會館的會務也能更順利地交接，宗鄉總會也能爲各個會館提供相關的培訓。
會館行政網絡化大勢所趨宗鄉總會軟件可成模板
“可惜的是，會館並不是必要服務，因此許多相關的津貼我們無法申請。”馬進強說，會館行政的網絡化是大勢所趨，需要各方的支持和鼓勵。宗鄉總會的訂制款CRM軟件可以成爲一個模板，爲各個會館走向數碼化提供參照。即便是小型會館，會員不多因此沒有轉型的動力，宗鄉總會也希望鼓勵他們一起跟上網絡化的步伐。