文/葉子柃
公司應建立合同協議管理的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責權限,確保合同協議管理的不相容崗位相互分離、制約和監督。不相容的職務分離主要涉及以下幾點。
一、合同的編制與談判
合同模版的編制由公司法務部門負責,銷售合同的談判由銷售業務人員負責,其他類型的合同談判由各部門相關人員負責。合同編制與談判應當與授權審批相分離。
二、合同執行
合同執行由承辦部門負責執行,應與授權審批相分離。
三、授權審批
合同模版的審批由部門負責人、法務部負責人、財務總監、總經理等審批;銷售合同的審批由采購、銷售、財務部門等各部門相關負責人以及總經理等進行審批(不同企業合同權限設置不同,按企業各自的組織架構及權限進行審核)。授權審批應與申請執行相分離。
四、合同記錄
合同的記錄應當與執行、財物保管相分離。
五、合同監督
合同跟進由合同承辦部門相關人員、商務部、法務部門等進行跟進;行政部門定期檢查。監督檢查應當與申請執行、授權審批相分離。
財務部、銷售部、采購部、法律部等相關部門負責人定期對職責分離情況進行審閱,並形成相應的審閱記錄。
合同不相容職責分工的風險
合同協議的擬定、審批及執行的職責未經適當分離,可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失。
合同實務案例解析(案例來源于內部控制規範解讀)
百成化學工業公司(以下簡稱百成公司)是一家在新加坡上市的外商獨資企業,公司的治理結構和內部控制在近幾年的發展中不斷完善,有一整套的內控流程和操作規範。百成公司采購時按照填制請購單、評審訂購單合同、填制驗收單、取得賣方發票、填制付款憑單、編制付款憑證及向賣方發出對賬單等內部控制流程進行。
1.從百成公司請購單→詢比價→選擇供應商→合同評審→合同的簽訂過程中發現:
(1)當初在詢比價的過程中,采購員要求各供應商報價的産品規格、型號不一致,從而使得公司詢比價的作用不能發揮,由該采購員最終確定的供應商的産品價格最高;同時通過運用電話和網上詢價,此采購員所選供應商價格比同類廠家價格高出近10萬元;
(2)該采購員在合同報告中沒有說明該供應商提供增值稅票的要求,從而使得該供應商以偷逃稅款的方式降低報價,沒有全面真實反映實際情況,卻告知領導是最低價采購,造成主管審核、批准失誤;
(3)簽訂合同時原合同報告中的供應商名稱又變成了沒有法人資質的二級代理商,該二級代理商不具有一般納稅人資質,爲百成公司以後對賣方發票的抵扣不足留下隱患;
(4)抽查該采購員所簽合同,沒有要求供應方提供17%的增值稅票(百成公司是外企,對購買國內設備享有退稅政策)。
2.生産部門的使用情況和反饋意見顯示,此采購員所購8台該供應商的設備經常出現跑、冒、滴、漏現象,其中5台已返還供應商檢修,有2台在倉庫,現在使用的只有1台。
3.在編制付款憑證和取得賣方發票的過程中經過查看驗收單、賣方發票、付款憑單、付款憑證及賣方對賬單。結果發現:
(1)在采購入庫的過程中此采購員違反公司物品驗收管理制度的規定,沒有通過倉庫保管員驗收,就分3次在3個星期日把原材料直接送到生産使用部門;
(2)由于百成公司供應商對賬工作一直未開展,同時賣方的付款由采購處負責,使得該采購員一直未將2003年客戶開具的增值稅票到公司財務部入賬且未被發現,近1萬元的進項稅額超過稅法規定的90天抵扣時效,又造成公司1萬元的稅款損失。
案例分析
從百成公司采購作業制度來看,請購單、訂購單合同評審、驗收單、賣方發票、付款憑單、付款憑證及賣方對賬單等內部控制流程比較完善,但在合同協議的內部控制方面仍存在不足之處,以導致在執行過程中,由于部分采購人員投機取巧,爲謀求個人利益铤而走險,給百成公司造成了不該有的損失。
1.百成公司簽約前沒有對供應商的簽約主體資格進行調查。企業應當對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運營、技術和質量指標保證能力、市場信譽、産品質量等方面進行資格審查,以確定其是否具有對合同協議的履約能力和獨立承擔民事責任的能力,並查證對方簽約人的合法身份和法律資格。本案例中供應商是沒有法人資質的二級代理商,應當調查其是否按照法律規定登記並領取營業執照,對于未經核准登記,也未領取營業執照,卻以非法人經濟組織的名義簽訂合同協議的當事人,不能與之簽約。
2.百成公司在采購過程中合同詢價和合同的簽訂均由采購員負責,容易形成舞弊。百成公司應當建立相應的制度,規範合同協議正式訂立前的資格審查、內容談判、文本擬定等流程,確保合同協議的簽訂符合國家及行業有關規定和企業自身利益,防範合同協議簽訂過程中的舞弊、欺詐等風險。應當根據合同協議內容對供應商、價格及變化趨勢、質量、供貨期和市場分布等方面進行綜合分析論證,掌握市場情況,合理選擇合同協議對方。重大合同協議或法律關系複雜的合同協議,應當指定法律、技術、財會、審計等專業人員參加談判,必要時可以聘請外部專家參與。對于談判過程中的重要事項應當予以記錄。
3.百成公司應當指定專人負責擬定合同協議文本。合同協議文本原則上由承辦部門起草,重大合同協議或特殊合同協議應當由企業的法律部門參與起草,必要時可以聘請外部專家參與起草。由對方起草合同協議,應當進行認真審查,確保合同協議內容准確反映企業訴求。國家或行業有示範合同協議文本的,企業可以優先選用,但在選用時,對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查,並根據企業的實際需要進行修改。
END
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