過去七年，共有13所會館做出了重要捐獻，爲圖管局提供許多難得一見的一手材料。圖管局指出，這對收集國家曆史記憶，爲新加坡乃至整個東南亞建立一套更完整的出版物館藏都十分重要。
撰寫我國200年來的開埠曆史長卷，少不了從民間收集的史料和記憶。據國家圖書館管理局提供的最新數據，越來越多會館近年來與圖管局加強合作，把珍貴文獻材料捐給圖書館進行保存。
過去七年，共有13所會館做出重要捐獻，尤其自2017年開始，參與捐獻的會館和史料捐獻數量均有增加，爲圖管局提供更多難得一見的一手材料，例如會館章程、會議記錄和證件、圖紙及相片等。
多年來，本地宗鄉會館致力于收集、保管先賢和鄉親的曆史遺物，而這些民間捐贈不乏具有重要曆史價值的文獻，包括日治時期由昭南日報社于1943年至1945年出版的《南光周刊》（由新加坡宗鄉會館聯合總會捐贈），以及晉江學校爲了收容更多戰後失學兒童而在1958年繪制的會所擴建設計圖（新加坡晉江會館捐贈）。
國家圖書館參與部門副處長周韻娴接受《聯合早報》訪問時指出，近年來會館與圖管局的互信和協作都在逐步加深，這對于收集國家曆史記憶，爲新加坡乃至整個東南亞建立一套更完整的出版物館藏都十分重要。
“會館最主要的考量是確保珍貴史料的永久保存。”周韻娴強調，保管脆弱的紙質文獻須在光線、濕度和溫度上都嚴格把關，也需要足夠的人力負責整理和修複。圖管局有修複員專爲破損書頁進行修補，並采用無酸紙和可還原膠水加以鞏固。
對大多數宗鄉會館而言，儲存空間和保管條件都面臨相當大的局限。
周韻娴說，會館早期主要向圖書館捐贈的是內部流通的刊物和印刷品，偶爾會出現族譜之類的史料。如今人們對于保護史料的意識有提高的趨勢，會館因此更主動與圖管局合作，讓民衆有機會親睹更多一手的曆史原件。
由會館協創史料展覽
圖館局每年都舉辦學者對談會，向本地各大學府的文史學者介紹新增館藏史料，通過他們的研究發掘史料背後的曆史價值。
針對狀態堪憂的文獻，圖管局會在修複後進行數碼化處理，方便公衆調閱。早于1945年的史料則會被列爲“善本”，須經過嚴格審批才能查看原件。
周韻娴指出，雖然這些捐贈物的所有權被轉移給圖管局，但一些會館成員其實也在圖書館的培訓下成爲導覽員，由他們親自爲公衆講解文物與新加坡的淵源。這讓展覽成了圖書館與會館之間的協創。
“他們既可以向圖書館反映需要改進的地方，也可以用自己熟悉的語言和方式來進行解說，可以避免展覽太學術性。”
保留民間史料仍具挑戰
此外，若會館需要借用史料舉辦自己的展覽，圖管局也會允予優先考量。周韻娴認爲，這是雙方合作的一種延續。
隨著圖管局積極地向公衆推廣相關展覽，讓更多人接觸到會館曆史，許多會館因此也更願意捐出他們的史料。
雖然圖管局希望盡量完整地收藏會館史料，但不是每一樣曆史原件都會被館藏。按照慣例，圖管局的篩選將以具有裏程碑意義的史料爲主，出版物的副本將不被收藏，若涉及敏感的個人信息也需斟酌。
若要保留剩下的史料，會館仍需要尋找其他途徑，如租用倉庫來解決儲藏問題。雖然條件並不理想，但周韻娴建議，若能確保史料安放在有冷氣的環境裏，保持一定的溫度和濕度，其實也能達到基本的保存條件。
迄今爲止，圖管局仍在尋找機會與更多會館和民間團體合作，進一步收集有價值的文獻和史料。
此外，圖書館在舉辦展覽時也嘗試融入社交平台和新科技，以尋找更具互動性的方式吸引公衆了解我國的文化遺産。