年度股東大會非常重要。首先，年度股東大會是強制性的。其次，重要事項都是在年度股東大會上討論：財務報表也要在年度股東大會上由股東批准，若財務報表未經股東批准，您的企業就無法滿足備案要求。
好消息是，您可以不用召開現場股東大會，股東可遠程簽署所有文檔。在本文中，我們來分步講解如何才能遠程召開股東大會。
在股東大會上要做些什麽
在年度股東大會上，公司需要向股東通報當前的財務狀況：公司秘書出示財務報表，股東審議批准通過。
年度股東大會上，股東還需要審議其他事項：股息申報、重選董事和董事酬金。
您可以不用舉行年度股東大會
只有上市公司才必須舉行年度股東大會。私人有限公司可以自行決定是否舉行年度股東大會。
如果您不想組織年度股東大會，那麽您的公司成員需要通過相關決議。只需要讓您的公司秘書編寫相關文件，然後由所有股東簽字後，方可生效。
取消年度股東大會後，那些需要在年度股東大會上討論的事項仍然需要通過書面決議，其中最主要的就是財務報表。書面決議可通過書面形式或郵件形式傳閱。
關于不召開年度股東大會的決議有可能會失效：公司成員可通過新的決議來撤銷此決議。在該情況下，如果距離年度股東大會召開截止日期還有至少3個月的時間，則該年度股東大會必須召開。否則，就要到下一年了。
如果您決定不召開股東大會，還是需要您的股東通過相關決議，但他們可以遠程進行。
財政年度結束、年度股東大會和年報
爲什麽財政年度結束（FYE）很重要：財政年度結束（FYE）是指公司會計周期的結束，每12個月爲一個會計周期。FYE規定了與年度股東大會相關申請的截止日期。即使您決定不召開年度股東大會，您也必須准備相關年度報表。不過您不必擔心，這些是公司秘書的工作，不是您的工作。
財務報表。決定不召開年度股東大會的公司必須在財政年度結束（FYE）之後的5個月內將財務報表發送給股東。然後，根據您的公司類型再決定是否將財務報表與年報一起提交給ACRA。
如果您的股東人數少于20人且股東都不是公司，那麽您可以不用向ACRA提交財務報表。反之，部分股東爲公司的企業必須提交財務報表。申請破産的企業也有義務提交財務報表。
年報是表明您公司財務狀況的一組文件。在股東簽署批准財務報表的決議後才能提交年報。您需要在財政年度結束（FYE）之後的7個月內向ACRA提交年報。
但是，如果您決定在財政年度結束（FYE）之後的5個月之內提前向股東發送財務報表，那麽您應該在股東簽署決議後的1個月內提交年報。
以下是一個私人有限公司的行動步驟：
貴公司發出關于免除召開年度股東大會的決議。
所有公司成員都采納了該決議後，您就可以不用召開年度股東大會了。
在每個財政年度結束（FYE）之後，您的公司秘書通過電子郵件向所有股東發送關于財務報表的決議，讓股東簽署。
您的公司秘書向ACRA提交年報。
這就是全部步驟了！
您必須召開年度股東大會的特殊情況
即使關于免除召開年度股東大會的決議有效，若出現下列兩種情況，您還是必須召開符合規定的年度股東大會：
在這兩種情況下，公司有義務在財政年度結束（FYE）之後的6個月內召開現場年度股東大會。公司可以申請延期召開年度股東大會。最多可延期2個月。
召開年度股東大會的截止日期
如果您決定召開年度股東大會，那麽您必須遵循相關截止日期。會議必須在財政年度結束（FYE）後的6個月內舉行。然後貴公司必須在年度股東大會結束後的1個月內提交年報。請注意，如果貴公司未按照這兩個截止日期進行，將會面臨ACRA的罰款。
如何召開年度股東大會
通知：公司必須就即將舉行的會議通知所有董事會成員、股東和公司高管。公司秘書負責起草和發送通知。通知必須包含會議的日期、地點和時間、公司必須討論的議題、議程上的特別決議以及批准相關決議所需的投票門檻。通知還必須指明收件人是否可以指定代理人。
如何發送通知：通知的發送方式必須在公司章程中注明。您可以選擇將電子郵件作爲優先采用方式。
總結
年度股東大會爲股東參與公司治理提供有效途徑。公司問責制所規定的一系列重要決議都需要經過年度股東大會的表決。
私人有限公司可以不用召開現場年度股東大會，但仍需要通過相關決議，該過程可以通過電子郵件完成。若股東和審計師有特別要求，公司必須舉行年度股東大會。
即使公司決定不召開年度股東大會，也必須提交年報。年報必須在股東簽署財務報表決議後才能提交。年報的提交時間必須在股東簽署財務報表決議後的一個月內，且不得晚于財政年度結束（FYE）之後的7個月。
如果您決定舉行年度股東大會，那麽您必須遵守相關截止日期。年度股東大會必須在財政年度結束（FYE）之後的6個月內舉行，並且必須在會議後的一個月內提交年報。
