至少100個慈善組織通過共享服務獲得處理行政和監管合規事宜等方面的指導與協助，慈善總監透露，正與其他合作夥伴探討擴大共享服務範圍，其中包括技能培訓、基本記錄工作及提供物流支援等領域。
自慈善總監與夥伴機構合作爲本地慈善組織提供共享服務，協助這些組織處理行政和監管合規事宜以來，已有超過100個慈善組織的逾200名代表從中受惠。
慈善總監回複《聯合早報》詢問時也透露，目前正與其他合作夥伴探討擴大共享服務範圍，其中包括技能培訓、基本記錄工作，以及提供物流支援等領域。
文化、社區及青年部今年5月宣布，較小型的慈善組織今後上網提呈文件給監管機構，或在機構管治、人才管理和科技等方面遇到困難時，可免費或以津貼價向四家提供相關共享服務的機構求助。
這四家機構是新加坡特許秘書協會、新加坡佛教總會、非盈利資訊科技雲端服務公司iShine Cloud Limited，以及全國志願服務與慈善中心旗下的非盈利領袖中心。
慈善總監透露，關于組織治理與電子申報的技術須知培訓已從7月起推出。慈善總監觀察到，慈善組織最常使用的共享服務包括無需預約的咨詢服務、培訓坊等，他們從中獲得提交與申報年報技術層面的指導，也在過程中更了解監管和治理事項。
采用標准範本
小型機構准備財報更容易
本地有超過半數的慈善組織屬小型機構。因資源和人力有限，這些機構在落實合規工作和機構管治方面不時遇到困難。例如旨在灌輸年輕人正面價值觀，將種族宗教背景各異的年輕人聚在一起爲弱勢群體提供義務服務的喜悅世界協會，全職員工就不到10人。
喜悅世界協會行政經理林素華（54歲）日前受訪時透露，協會過去在准備財務報告時都得向各部門的員工收集資料，然後由她整理成一份報告，再由協會總裁洪俊智審查，看哪些地方需要修改。
有了上述共享服務後，她和洪俊智就向業內人士學習准備財務報告的標准程序，如今已懂得依照標准範本爲報告做准備，未來計劃將准備財務報告的工作外包給願意提供服務的審計公司。
除了財務報告，協會也掌握了更好管理義工的竅門。過去10年來，協會的活躍和非活躍義工人數達4000多名。
林素華說：“過去，我們可能只是通過引介或舉辦活動招募義工。但現在我學習到，義工管理還包括與義工交流，以及組織活動讓他們更了解義工須知。”協會剛在7月學以致用，爲8名到10名義工舉辦分享與交流會，也開始委任職員專門管理義工。
林素華說，協會仍處于推行改進措施的階段，預計要到明年才能看到工作效率的提升。但她希望，隨著協會推動的計劃日益增加，工作效率的提高會有助他們投入更多心力辦活動，同時吸引更多義工加入。
管理本地一家公益機構的江姓負責人則認爲，有外界人士提供協助自然好，但這些專業人士協助慈善機構的時間必須夠久，而且積極參與，才能真的了解和觀察到機構所面對的情況與運作方式，當中存在哪些局限、可能性與改善空間等。
她服務的機構有六名職員，但其中只有兩名負責行政、義工管理、財務、人事等工作。對她而言，除了要培訓職員的專業技能，機構也需要增聘人手。
江小姐也認爲：“在機構治理方面，提供咨詢的專業人士必須知道如何提出改進的建議，在遵守慈善機構必須合規的指導原則的同時給予實際改善的提點。對方也應對小型慈善機構的局限有認知，並合理地在做出提議時將局限納入考量。”
過去，我們可能只是通過引介或舉辦活動招募義工。但現在我學習到，義工管理還包括與義工交流，以及組織活動讓他們更了解義工須知。
——喜悅世界協會行政經理林素華